各学院、各培养单位、2025届毕业生：

为深入落实教育部《关于做好2025届全国普通高校毕业生就业创业工作的通知》（教就业〔2024〕5号），规范有序做好我校2025届毕业生人事档案转递工作，现将有关事项通知如下：

一、总体要求

2025届毕业生（含本硕博）人事档案由图书与档案信息中心学生档案部统筹组织，各学院负责材料装档、审核及邮寄转递工作。档案严禁个人自带或保管，须使用统一档案袋密封并加盖学院行政公章后，通过指定渠道转递。

二、具体工作规范

（一）档案材料整理与装档

1. 材料准备与审核

各学院需严格按照档案管理规范，完成毕业生档案材料的收集、审核和装档工作，确保材料真实、完整，杜绝“造假”“漏装”“错装”。

装档完成后，由学院辅导员领取档案袋及封条，对档案转递“三联单”加盖学院行政公章，完成封装。

2. 调档信息管理

档案助理职责：各学院需指定档案助理（经专项培训的档案员），负责录入调档信息“总表”（附件2）、生成“批次表”（附件3）及“三联单”，并按培训要求制作地址单。

材料提交：

“批次表”电子版及“转快递员表”（附件4）纸质版（需辅导员与快递员签字）需交至图档中心学生档案部存档，以备录入档案管理系统。

升入本校研究生的毕业生：需单独汇总《升入本校汇总表》（附件5），档案不得邮寄，由毕业辅导员与本校研究生辅导员/秘书对接转递，附件4签字双方调整为“毕业生辅导员”与“研究生辅导员/研究生秘书”，并办理书面交接手续。

（二）档案转递渠道与要求

1. 转递方式

档案统一通过邮政特快专递（EMS）邮寄，由学生档案部协调邮政公司提供外包装袋（已加盖学校毕业档案专用章），各学院辅导员负责封装与集中交接。严禁使用其他快递渠道，确保档案安全可追溯。

2. 不同就业类型转递规则

特别提醒：

转递前须与接收单位确认接收要求，避免退档。填写《档案转递申请承诺书》时，“转移地址”需精确至区/县人才交流中心。

定向生档案按招办定向协议执行，不得转至原籍。

3. 特殊要求处理

若调档凭证（调档函/承诺书）中注明特殊操作（如档案袋备注信息、粘贴调档函片段、外包装袋盖章等），须严格按要求执行，否则可能导致拒收。

（三）档案留存限制

因国家取消就业报到证（两年后不再自动回原籍）及库房空间限制，除特殊原因外，2025届毕业生档案须全部转递。档案存放在人才交流中心更利于工龄计算、查档利用及材料补充。

（四）培训与咨询

学生档案部已对各学院辅导员及档案员开展专题培训，内容涵盖材料整理、转递流程等。如有疑问，可联系学院辅导员或档案员，亦可直接咨询学生档案部。

三、时间节点安排

集中转递时间：预计2025年7月下旬前完成邮寄，具体时间以“2025届毕业生人事档案工作群”通知为准。

材料提交截止时间：各学院需在转递前3个工作日完成调档信息表、交接表等材料的提交。

四、档案去向查询与跟踪

1. 快递单号获取：档案与邮政公司交接后，单号将通过“2025届毕业生档案工作群”发布，辅导员需及时转发至班级群。

2. 跟踪要求：毕业生须在12个月内（EMS查询期限）通过单号跟踪档案状态，保存投递截图。务必在档案寄出后15个工作日内，向接收单位确认档案是否送达，如有异常及时反馈学院及学生档案部。

五、工作责任与纪律

各学院须高度重视档案转递工作，设置专用场地与档案柜，指定专人负责。移交或邮寄时，须认真清点、签字确认，确保档案安全无误。对违规操作导致档案问题的，将严肃追责。

六、联系方式

学生档案部：尚清江 岳凯峰

电话：(0373)3328019

办公地址：图书与档案信息中心档案馆103室

附件：

1.《档案转递申请承诺书》（2025版）.docx

2.《XX学院2025届毕业生档案转递信息统计总表》.xlsx

3.《XX学院2025届毕业生档案第X批转递信息表》.xlsx

4.《XX学院2025届毕业生档案转邮政快递信息表》.xlsx

5.《2025届毕业生升本校汇总表》.xlsx

6.《档案邮寄地址自动生成模板》.docx

7.《档案邮寄转递单（三联单）自动生成模板》.doc

8.2025届毕业生档案装档工作注意事项.docx

9.2025届毕业生档案邮寄工作注意事项.docx

图书与档案信息中心

2025年5月21日